Stakeholder mapping bij verandering: onze 4 favorieten

---

Stakeholder mapping tools: onze 4 favorieten

Je staat aan de start van een groot verandertraject en wil weten hoe je collega's tegenover dat initiatief staan. Je leidt een project binnen een bedrijf dat een enorme impact heeft op een brede groep mensen. Hoe hou je op zo'n moment de vinger aan de pols? En hoe kan je jouw slaagkansen verhogen bij het implementeren van de veranderingen?

Ons antwoord: stakeholder analysis & mapping

Er bestaan heel wat tools om step by step een stakeholder map te maken. De ene is wat intuïtiever, de andere meer evidence-based. Aan jou de keuze welke stakeholder mapping template het best geschikt is voor jouw project: hoe grondig moet het zijn, hoe vaak wil je de tool gebruiken... Afhankelijk van deze antwoorden, wil je het stakeholder assessment misschien ook in handen geven van een neutrale, externe partij die kan ondersteunen en nieuwe inzichten geven.

Deze vier stakeholder mapping tools hebben we getest en goedgekeurd:

1. Prosci®: ADKAR® assessment en de PCT-scan

Wat is Prosci? Korte beschrijving:

Prosci is een organisatie die een bekende change management aanpak uitwerkte, met daarin verschillende assessments . Samen geven ze een beeld van de mate waarin je organisatie klaar is voor de verandering. De eerste (en wellicht ook meest bekende) is de ADKAR vragenlijst, waarin elke medewerker invult of hij

• Aware is van de nood voor verandering,
• Desire heeft om het in praktijk te brengen,
• Knowledge of kennis heeft over wat er concreet van hem verwacht wordt,
• Able is om dat ook te doen, en
• Reinforment krijgt: beloning, herinneringen, aanmoedigingen...

Het tweede Prosci assessment is de PCT™-scan. Die laat zien of je projectmanagement, changemanagement en leiderschap (sponsorship) stabiel genoeg zijn uitgebouwd, en of ze sterk genoeg zijn om het verandertraject te dragen. Met de PCT-scan ontdek je snel wat meer aandacht moet krijgen om de beoogde verandering (en het verhoopte resultaat en benefits) echt te realiseren. De PCT-scan bestaat uit 30 vragen, die je per geïmpacteerde afdeling invult, en die je in de loop van het project een aantal keren kan herhalen (bij de start van de verandering, net voor de implementatie, en kort na de implementatie).

Daarnaast biedt Prosci nog een sponsorship assessment en een organizational readiness assessment aan, waarbij gepeild wordt naar de track record van je organisatie, de hoeveelheid verandering die tegelijk loopt, en dergelijke.

Werner Küper, Dave Synaeve en Katia Van Belle zijn Prosci certified trainers en kunnen je ondersteunen bij deze assessments en de interpretatie ervan.

We vinden deze Prosci assessments vooral interessant om informatie te objectiveren en zichtbaar te maken voor senior management. Zo kunnen we bij hen het thema change op de agenda brengen, en bewustzijn vergroten over de rol die zij moeten opnemen.

Onze evaluatie:

+ evidence-based

+ deel van de Prosci aanpak die in veel organisaties de officiële change management aanpak is

+ vooral interessant om de informatie zichtbaar te maken (grafieken)

+ op papier en/of Excel, dus makkelijk in gebruik

Meer weten? Mail ons, of kijk op www.prosci.com

2. DINAMO test online: het meten van weerstand en veranderbereidheid

Wat is DINAMO? Korte beschrijving:

Met de DINAMO vragenlijst breng je de veranderbereidheid van stakeholders (medewerkers, management, partners...) in beeld aan de hand van 75 vragen. Zo krijg je inzicht in de motivatie en drijfveren die zorgen voor draagvlak voor de verandering: willen ze veranderen? Kunnen ze veranderen? Moeten ze veranderen?

De DINAMO test is online en duurt ongeveer 10 minuten. Bij de resultaten van de meting hoort een interventiematrix, waarin suggesties staan over acties die kunnen zorgen voor meer veranderbereidheid (en dus minder weerstand): welke vergadering, presentatie, dialoog, co-creatie... zou je nu kunnen doen?

Het DINAMO model is resultaatsgericht, en is gebaseerd op het doctoraatsonderzoek van dr. Erwin Metselaar. Evidence-based dus. En doordat het van oorsprong Nederlands is, voelt het vertrouwder aan dan het (Amerikaanse) Prosci assessment.

Werner Küper volgde de DINAMO-opleiding, en is heel enthousiast over de inzichten die het instrument geeft, en het gedegen onderzoek dat er achter de online tool zit.

Onze evaluatie:

+ evidence-based

+ van Europese origine (NL)

+ uitgebreide scan, gebaseerd op een doctoraatsonderzoek

+ er bestaat ook een DINAMO quickscan variant die je zelf kan uitvoeren

+ op basis van de scan krijg je een lijst met interventies en acties die kunnen zorgen voor extra veranderbereidheid

Meer weten? Mail ons, of kijk op www.changemanager.nl

3. De veranderkaart (ActeeChange)

Wat is ActeeChange? Korte beschrijving:

ActeeChange is een leerconcept in spelvorm waarin je een visuele stakeholder map maakt. Geen uitgebreide bevraging en cijfers, maar een hands-on workshop waarin je stakeholders uitnodigt om op een groot (spel)bord te laten zien waar ze staan tegenover je project:

• Zien ze de uitdaging?
• Staat ze achter de visie en strategie?
• Weten ze hoe ze concreet kunnen bijdragen?
• Zijn ze aan boord, actief mee het resultaat aan het uitwerken?
• Zien ze al resultaten en meerwaarde?
• Hebben ze kritische vragen of bedenkingen?
• Is er wantrouwen of wij/zij-denken?

Het resultaat is een geanimeerd gesprek waarin je de verandering samen bespreekt, zin geeft, en uit eerste hand hoort waar er nog drempels of weerstand leeft. Je start een open dialoog, en dat versterkt het wederzijds vertrouwen.

Deze ActeeChange workshop kan je doen met het projectteam of changeteam, met teamleiders, of zelfs met alle medewerkers van de afdeling waar het project momenteel wordt uitgerold.

Alle Propellor consultants gebruiken deze stakeholder mapping tool en zijn gecertificeerd om het ActeeChange materiaal te gebruiken.

Onze evaluatie:

+ bevordert de dialoog, maakt het makkelijker om knelpunten te bespreken

+ heel visueel, en daardoor makkelijk te begrijpen

+ evidence-based (gebaseerd op de gestaltpsychologie)

+ kan je ook als statusrapportering gebruiken voor stakeholder management

Meer weten? Mail ons, of download de veranderkaart op onze website

4. Zelf vragenlijst change management maken

Natuurlijk is het ook een optie om zelf een survey in elkaar te steken, en die op geregelde tijdstippen uit te sturen naar je stakeholders. Het voordeel is dat je eigen vragen kan toevoegen die nog beter passen bij de verandering die op til is.

1. Gebruik Google survey, Typeform of een andere online tool voor vragenlijsten.

2. Kies welke reeks vragen je wil gebruiken. Je kan je baseren op de 8 stappen van Kotter, op de Rick Maurer cycle of change, of op een ander model naar keuze. Ook het ADKAR model zou je als framework kunnen gebruiken. En de survey uit het boek Agile Change Management van Melanie Franklin is nog een andere insteek. Personaliseer met een aantal specifieke vragen over het change project dat op de planning staat.

3. Stuur je vragenlijst uit, verwerk de resultaten. Zet ze op een radardiagram bijvoorbeeld.

4. Stuur dezelfde vragen opnieuw een 2-tal maanden later. Is er iets veranderd? Gaat het de goede kant op? Welke nieuwe interventies kan je opzetten op basis van wat je nu ziet?

Onze evaluatie:

+ lage kostprijs

+ je kan vragen toevoegen die eigen zijn aan het huidige project

+ je bent vrij om een change management model naar keuze te gebruiken

Starten met stakeholder mapping? Je stakeholder analysis verfijnen?

Alle Propellor consultants zijn gecertificeerde trainers die hun expertise graag willen delen. We starten steeds met een intakegesprek om goed te begrijpen wat de nood en de context is voor jouw projecten en teams. Dan bouwen we een leertraject op maat met 1-op-1 coaching, on the job training, workshops, … Want, veranderen doe je samen!

Meer weten? Mail ons voor een kennismaking

---