Raamwerk (governance)
Het raamwerk beschrijft de verplichtingen: wat moet er minimaal gebeuren voor elk project?
Het eerste deel van een projectaanpak gaat over de verplichtingen rond projecten: de belangrijkste goedkeuringen, rollen en verantwoordelijkheden, zoals wie het initiatief neemt om een project op te starten, wie opdrachtgever kan zijn, hoe de stuurgroep een overzicht houdt van alle lopende projecten, verplichte documenten...
Wat staat er in een raamwerk
Dat raamwerk wordt geschreven in overleg met opdrachtgevers en stuurgroepen, want het is hun instrument om strategie en projecten met elkaar te verbinden.
Een raamwerk beschrijft de 'governance' van projecten. Het gaat dus over de belangrijkste goedkeuringen, rollen en verantwoordelijkheden, zoals
- Wie neemt het initiatief om een project op te starten?
- Wie kan opdrachtgever kan zijn? Welke zijn de stuurgroepen?
- Welke termen gebruiken we: spreken we bijvoorbeeld over opdrachtgever, sponsor of projecteigenaar...
- Hoe houdt de stuurgroep een overzicht van alle lopende projecten?
- Als er een boordtabel wordt gemaakt, wie houdt die dan up-to-date?
- Welke verplichte documenten voeren we in? Hoe noemen ze en wat staat erin? (PID, projectcontract, projectidee, projectcharter...)
Hou governance zo eenvoudig mogelijk
We zoeken naar een zo licht mogelijk raamwerk dat voor alle projecten bruikbaar is en geen administratieve ballast bezorgt aan de projectmanagers. Alleen zo zal het raamwerk overeind blijven.
Een projectaanpak die bedoeld is om zware investeringsprojecten of grote IT-implementaties te controleren, is te log voor doorsnee projecten. Er zijn teveel goedkeuringen en documenten die enkel 'werk' toevoegen en geen beter eindresultaat opleveren. We pleiten daarom voor een eenvoudig raamwerk, dat gemakkelijk te volgen is... en waar je uitbreidingen (plug-ins) aan toevoegt voor specifieke types projecten.
Voor- en nadelen van project governance
Projectmatiger werken heeft voordelen... maar ook een aantal nadelen. Het betekent in de praktijk meestal dat er
- meer rigide wordt omgegaan met projecten
- vaker 'nee' gezegd wordt tegen goede ideeën (maar waar op dit moment geen tijd of geld voor is)
- projectmanagers een aantal documenten verplicht moeten invullen (en dus extra administratie krijgen)
- meer mensen een zeg krijgen in projecten, en hoe ze uitgevoerd worden
En dat is niet zo vanzelfsprekend. Wie vroeger spontaan een initiatief kon nemen, kan zich geremd voelen door de striktere aanpak. Goede voorstellen blijven op de plank liggen, omdat andere projecten voorrang krijgen. Projectmanagers en opdrachtgevers moeten met meer mensen rekening houden, enzovoort.
Dit gaat dus over een cultuurverandering, met alle onwennigheiden frustratie die dat kan oproepen. Daarom is het goed om vanaf het begin goed voor ogen te houden wat je wilt bereiken met het invoeren van raamwerk en methodologie.
Wat klanten vertellen
Hier zijn alvast enkele redenen die onze klanten gaven om meer projectmatig te willen werken:
- Als management merk je dat projecten te lang aanslepen en het moeilijk is om het overzicht te bewaren: "We zijn met heel veel bezig, maar bereiken te weinig resultaat"
- Projectmanagers binnen ICT volgen een projectaanpak, en als business wil je daar meer inspraak in krijgen, meer sturing aan kunnen geven
- Uit een audit komt de opmerking dat er te weinig verband is tussen de strategie van de organisatie en de projecten die uitgevoerd worden
- Projectmanagers volgen elk hun buikgevoel voor het leiden van projecten, en je wilt daar meer eenvormigheid in krijgen
Als je dit herkent, is 'meer projectmanagement' inderdaad een goed antwoord.