Belangrijke voorwaarden
Co-creatie werkt maar als je je goed voorbereidt, en bereid bent om los te laten. Maar het thema moet ook belangrijk genoeg zijn!
Een echte vraag
Er zijn een aantal voorwaarden die moeten vervuld zijn eer deze methodieken als Open Space Technology, World Café of Appreciative Inquiry werken. Zijn die niet (of onvoldoende) vervuld, dan kan je beter voor een andere aanpak kiezen.
In zijn "User's Guide" beschrijft Harrison Owen de volgende condities voor een succesvolle Open Space meeting:
- het onderwerp is complex, waardoor één persoon alleen (of een kleine groep) het probleem niet volledig kan overzien of oplossen.
- er is een diverse groep nodig om alle invalshoeken te belichten en het issue aan te kunnen pakken (verschillende diensten, hiërarchische niveau's of stakeholders).
- het thema doet ertoe, mensen vinden het belangrijk.
- het is dringend, de oplossing had er eigenlijk liefst gisteren al moeten liggen.
Des te meer die voorwaarden vervuld zijn, des te groter de impact en het succes van het event. En deze reeks telt niet enkel voor Open Space, maar ook voor andere co-creatie (collaboratie)-methoden.
Stevig voorbereid
We bereiden een dergelijke opdracht graag voor met een ontwerpteam. Dat bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende betrokken partijen, en ontwerpt samen met ons het evenement.
We bespreken vragen als:
- Wat willen we realiseren? Willen we een complex probleem bespreken? Willen we de geesten laten rijpen? Willen we concrete suggesties krijgen? Willen we de consequenties van een beslissing doorspreken? Wat is onze bedoeling?
- Hoeveel tijd trekken we uit? Hebben we twee dagen of slechts één namiddag? Wat moet er nog meer gebeuren gedurende deze tijd?
- Welke catering ondersteunt ons evenement beste? Is er voortdurend koffie en water beschikbaar of niet?
- Om hoe laat starten we, en tot wanneer werken we door?
- Hoe houden we de energie van deelnemers hoog?
- Wat doen we na de bijeenkomst? Verwachten we van de deelnemers dat ze zelf acties op touw zetten? Willen we dat iedereen daaraan meewerkt? Of was dit een klankbordgroep, en nemen wij nu terug de leiding? Hoe koppelen we terug over bereikte resultaten, zodat men ziet dat dit event iets heeft opgebracht?
- Welke rol nemen de leden van het ontwerpteam tijdens het reflectieweekend? Nemen ze deel, of hebben ze een ondersteunende rol?
- Hoe regelen we het onthaal, de vertaling, muziek…?
Met een goed ontwerpteam erbij wordt het echt een gezamenlijk evenement dat optimaal voorbereid is, en waar we met een gerust gemoed aan kunnen beginnen.